• مقدمه

کتابخانه و مراکز اطلاع‌رسانی ، داری یک خط ‌مشی مدون مجموعه ‌سازی می باشد که با هدف نیازسنجی، گردآوری، سازمان‌دهی و اشاعه اطلاعات شکل گرفته است. باید توجه داشت که مجموعه‌سازی نخستین رکن در کتابداری و اطلاع‌رسانی و کتابخانه‌هاست؛ زیرا سایر فعالیت‌های کتابخانه به‌صورت مستقیم یا غیرمستقیم پس از مجموعه‌سازی شروع می‌شود و کمیت و کیفیت دو رکن دیگر کتابخانه یعنی سازمان‌دهی و اشاعه اطلاعات به‌شدت متأثر از آن است. تأمین منابع اطلاعاتی به‌صورت درست، به‌موقع و متناسب با نیازهای مراجعان می‌تواند باعث غنی‌سازی مجموعه و رفع نیاز مخاطبان، گردد.

• تعاریف

مجموعه‌سازی:

مجموعه‌سازی عبارت است از عمل یا فرایند نیازسنجی، انتخاب، سفارش، تهیه و دسترس‌پذیر ساختن محتوای منابع اطلاعاتی موردنیاز جامعه کتابخانه از راه‌های خرید، مبادله یا سایر روش‌های مرسوم و ارزیابی مداوم آن‌ها

جامعه کتابخانه:

جامعه کتابخانه بیمارستان قلب فرشچیان متشکل از کلیه اعضای هیئت‌علمی، پزشکان، دستیاران، دانشجویان و کارکنان بیمارستان می‌باشد.

 منابع کتابخانه:

 شامل کتابهای فارسی و لاتین (چاپی یا الکترونیک)، پایان نامه های فارسی و لاتین می باشد.

 دامنه و پوشش:

کلیه منابع مورد نیاز گروههای مختلف ( روانپزشکی، مغز و اعصاب، دارو شناسی، روانشناسی، پرستاری و...) حاضر در بیمارستان روزبه

• معیار کلی انتخاب و تهیه  منابع:

انتخاب بر اساس نیاز سنجی جامعه کاربران کتابخانه و بر اساس رسالت کتابخانه، نیازهای گروههای آموزشی موجود در بیمارستان، بودجه تخصیص داده شده و تقسیم بندی بودجه بین گروههای آموزشی حاضر در بیمارستان، انجام می گیرد.

• کمیته تأمین و انتخاب منابع علمی:

اعضاء کمیته انتخاب و تأمین منابع علمی متشکل از ریاست بیمارستان، معاون آموزشی بیمارستان، سرپرست کتابخانه می‌باشد.

• روش تهیه منابع:

 خرید: تهیه منابع از نمایشگاه بین المللی کتاب تهران، خرید از انتشارات مختلف در طول سال برحسب نیاز بصورت متمرکز توسط کتابخانه مرکزی دانشگاه انجام می‌گردد.

 اهدا: کتبی که از طریق افراد به کتابخانه اهدا می شود که پس از بررسی توسط کارشناس کتابدار، کتب مورد نیاز به مجموعه اضافه می شود.

• نحوه سفارش:

درخواست منابع از طریق جامعه هدف به مسئول کتابخانه ارسال می گردد. منابع درخواستی توسط مسئول کتابخانه بررسی شده، سپس براساس آخرین ویرایش و برآورد قیمت جهت هر گروه و با تبادل نظر با ریاست کتابخانه، کتب تهیه می گردد.

• اهدا منابع به کتابخانه:

یکی از روش‌های تأمین منابع کتابخانه، دریافت منابع اهدایی است. منابع اهدایی باعث قوام مجموعه کتابخانه می‌گردد و منابعی را در اختیار قرار می‌دهد که شاید از طریق خرید قابل دسترس نباشند.

با توجه به خط مشی مجموعه سازی کتابخانه، پذیرش کتاب های اهدایی با شرایط زیر صورت می گیرد:

هم خوانی موضوعی با رشته های تحصیلی بیمارستان داشته باشد.( در خصوص کتابهای درسی)، حداکثر تاریخ انتشار کتب اهدایی بیش از ۵ سال نباشد، دارای ظاهر فیزیکی سالم، حاشیه نویسی و خط­‌کشی نداشته باشد.

• وجین:

مدیریت صحیح مجموعه سازی در حفظ ارزش و اعتبار مجموعه منابع کتابخانه نقش اساسی دارد. سیاست وجین مجموعه همانند سیاست انتخاب می باشد که براساس نظارت، ارزیابی و بازنگری دوره ای مجموعه کتابخانه انجام می پذیرد. لذا کتابخانه ها برای حفظ پویایی مجموعه ضمن افزودن منابع روزآمد مورد نیاز، لازم است منابعی را که به هر علت در تولیدات علمی جدید جایگاه علمی خود را از دست داده اند، از مجموعه خارج نمایند.

• ارزیابی منابع اطلاعاتی کتابخانه:

ارزیابی منابع در کتابخانه که بخش مهمی از کار مجموعه سازی می باشد، فرایندی است که توسط مسئول کتابخانه با تایید معاون آموزشی بیمارستان انجام می‌شود. بدین طریق کتابدار‌ نیازهای کاربران را شناسایی کرده و ارزیابی می کند که چگونه می‌توان بهتر به نیازهای ایشان پاسخ گفت و قادرمی گردد با توجه به امکانات، خدمات و منابع کتابخانه‌ای را بهبود بخشد.

شناسایی منابع مورد نیاز از طریق فرمهای مخصوص تعریف شده در کتابخانه انجام می شود. مسئول کتابخانه طی تماس های مستمر با ناشران تخصصی و نیازسنجی های مستمر از جامعه استفاده کننده کتابخانه، نیازهای کاربران را شناسایی کرده و با سفارش و تهیه منابع اطلاعاتی نوین، روزآمد و کاربردی، و تسهیل دسترسی استفاده از این منابع، سهم قابل توجهی در ارتقای کیفیت خدمات درمانی و بهبود سالمت جامعه داشته باشد.